Publicerat 12 september 2017 i kategorin Artiklar

Viktigt att spara kvitton på rätt sätt

Skatteverket har tagit ställning till hur kvitton ska bevaras för att de ska styrka företagets avdragsrätt för ingående moms när anställda gör inköp eller utlägg för företagets räkning.

Olika tekniska lösningar och system finns på marknaden för att elektroniskt hantera kvitton med syfte att förenkla för anställda och arbetsgivare. Genom den elektroniska hanteringen vill man slippa bevara papperskvitton när anställda gör inköp för arbetsgivarens räkning. Men det är en förenkling som kan äventyra företagets rätt att göra avdrag för ingående moms för de aktuella inköpen.

Momslagen

Den som bedriver momspliktig verksamhet får göra avdrag för ingående moms som avser inköp för verksamheten som gjorts från en momsregistrerad person. Avdragsrätten ska styrkas med en faktura. Med faktura avses ett dokument i pappersform eller i elektronisk form, till exempel ett kvitto, som uppfyller villkoren i momslagen för fakturor.

För att företaget ska ha rätt att göra avdrag för ingående moms på ett inköp krävs också att det är företagets eget inköp. Enligt praxis får moms inte dras av på kostnadsersättning för anställdas privata inköp.

När det gäller i vilken form fakturorna ska bevaras hänvisar momslagen till bokföringslagen. Det innebär att fakturor ska bevaras i den form de hade när de mottogs av företaget.

Anställd gör inköp med arbetsgivarens medel

En anställd som använder företagets kredit- eller betalkort eller kontanter ur företagets handkassa gör ett inköp med företagets medel. När den anställde tar emot ett kvitto för inköpet gör han det för företagets räkning. Det innebär att företaget ska bevara kvittot i den form det hade när den anställde tog emot det. Det är alltså inte tillräckligt att endast bevara en inskannad kopia eller ett foto av originalet när det är framtaget på papper.

Anställds utlägg

När den anställde gör inköp med egna pengar kan det i vissa fall anses att det är fråga om ett utlägg för arbetsgivarens räkning. Det gäller om det anses naturligt att arbetsgivaren står för inköpet. I sådant fall har den anställde köpt varan eller tjänsten för företagets räkning. Det kan till exempel vara facklitteratur, kost, logi och representation.

För sådana inköp ska företaget bevara kvittot i den form det hade när den anställde tog emot det.

Kostnadsersättning

När den anställde inte anses ha gjort ett utlägg för företagets räkning kan den ersättning som arbetsgivaren betalar till den anställde räknas som en kostnadsersättning. Den affärshändelsen är en ren betalningstransaktion som inte ger företaget någon rätt till momsavdrag. Företaget ska bevara det underlag som den anställde lämnar till företaget. Om den anställde lämnar sin reseräkning elektroniskt ska den bevaras elektroniskt.

Kassaregister

När ett företag tar ut en kopia av ett kassakvitto ur sitt kassaregister ska kopian vara märkt med ordet kopia. Det gäller oavsett om kassaregistret tar fram kopian i pappersform eller i elektronisk form.

En anledning till att företag tar fram en elektronisk kopia av ett papperskvitto kan vara att deras kund vill använda det elektroniska kvittot som underlag för att begära ersättning från sin arbetsgivare.

Skatteverket anser att ett företag kan bevara antingen det papperskvitto som den anställde taget emot eller den elektroniska kopian av kvittot som säljaren tar fram ur sitt kassaregister och som sänds till företaget. Det gäller alltså även om kvittot är märkt med ordet kopia. Det kvittot utgör då underlag för företagets avdragsrätt för moms.


Exempel: elektronisk kopia

Cecilia är på tjänsteresa och betalar hotellrummet med sitt privata kreditkort. Hon får ett papperskvitto men begär att hotellet tar fram en elektronisk kopia som ska skickas till hennes arbetsgivare.

Skatteverket: Även Cecilia har gjort en resa i tjänsten, men i detta fall har säljaren utfärdat två kvitton. Det elektroniska kvittot har överförts från hotellets system till företagets system. Det innebär att det elektroniska kvittot kan bevaras som verifikation och utgöra företagets underlag för avdragsrätt för moms trots att det är märkt med ordet kopia.


Exempel: skannat kvitto

Björn ska på tjänsteresa och tar taxi till flygplatsen. Han betalar taxiresan med sitt privata kreditkort. Björn skannar kvittot med sin mobiltelefon, men behåller också papperskvittot.

Skatteverket: Björn har gjort en resa i tjänsten, hans utgift för den resan kan därför anses som ett utlägg för företagets räkning. Det innebär att företaget anses ha köpt taxiresan. Det är därför det kvitto som Björn erhöll av taxichauffören som ska bevaras och som är underlag för företagets momsavdrag.  Den kopia av kvittot som Björn framställt med sin mobil godtas inte som underlag.


Skatteverkets ställningstagande 2017-06-29

Företagsaktuellt nr 5 2017

 

 

Publicerat 15 november 2023

Semesterledighet vid hel sjukskrivning – är det möjligt?

Det korta svaret är nej. Man kan inte ha två ledighetsorsaker samtidigt. Dessutom är grundsyftet med semesterledighet att man som anställd ska vara ledig för vila och rekreation. Något som troligen är svårt att uppnå om man samtidigt är sjukskriven. Syftet är inte heller att kunna förstärka sin ekonomiska situation.Försäkringskassan har visserligen inga invändningar mot …

Läs mer

Publicerat 15 november 2023

Undvik kvarskatt nästa år

Kvarskatt och höjda kostnadsräntor har under hösten fått stor uppmärksamhet. Många pensionärer har fått kvarskatt, bland annat 57:orna som har hamnat i kläm avseende skattereglerna. Den höjda kostnadsräntan på skattekontot innebär att det kan bli en dyr historia att inte betala kvarskatten i tid. Även tillfälligt anstånd som företagen fick under pandemin ska betalas eller …

Läs mer

Publicerat 15 november 2023

Höjt försörjningskrav för arbetskraftsinvandrare

Regeringen höjer försörjningskravet för arbetstillstånd som ett steg mot mer rättvisa arbetsvillkor.Försörjningskravet, som innebär att inkomsten måste täcka både boendekostnader och levnadskostnader för den sökande och deras familjemedlemmar, fungerar som en indikation på ekonomisk stabilitet. Från och med den 1 november gäller dock ett nytt, höjt försörjningskrav för …

Läs mer

Publicerat 15 november 2023

Julgåvor – vad gäller i år?

Inga nya beloppsgränser för julklappar till de anställda – utan det är fortfarande högst 500 kronor som gäller för att gåvan ska vara skattefri för de anställda. Visst finns det förutsättningar som ska vara uppfyllda för att den ska vara skattefri? Ja, det stämmer. Detta gäller för julgåvor till kunder.Beskattning av gåvan hos den anställde Utgångspunkten är att alla …

Läs mer

Publicerat 18 oktober 2023

Fick du slutskattebeskedet i augusti?

Då är snart dags att betala kvarskatten – senast den 13 november ska den vara betald. För att få en mer korrekt debiterad preliminärskatt framöver kan man behöva en preliminär inkomstdeklaration för detta inkomstår och undvik på det sättet kvarskatten till nästa år. Slutskattebesked i augusti Den som fick sitt slutskattebesked för inkomståret 2022 i augusti ska betala …

Läs mer

Publicerat 17 oktober 2023

Höjt prisbasbelopp – så påverkas du!

Nu har regeringen beslutat om prisbasbeloppet och det förhöjda prisbasbeloppet för 2024. Men vilken betydelse har prisbasbeloppet och det förhöjda prisbasbeloppet? Regeringen har även valt att inte höja skiktgränsen för statliginkomstskatt för 2024. Vad innebär det?Beloppsnivåer för 2024 Prisbasbeloppet används vid beräkning av exempelvis intäkter, förmåner och avgifter och …

Läs mer

Publicerat 17 oktober 2023

Räkenskapsår behöver inte alltid betyda kalenderår

Under sommaren lämnade aktiebolag med kalenderår som räkenskapsår, in årsredovisningen till Bolagsverket och inkomstdeklarationen till Skatteverket. Att räkenskapsåret motsvarar kalenderåret är det vanliga. Men är det verkligen det bästa för ditt företag att ha kalenderår och behöver det verkligen vara så? Kan det finnas andra räkenskapsår som skulle vara bättre för …

Läs mer

Publicerat 17 oktober 2023

Höstaktuellt om semester

Har man kalenderår som semesterår kan det vara bra att nu gå igenom kvarvarande semesterdagar och planera för när sådana dagar som inte får sparas ska tas ut.Som anställd och arbetsgivare är man skyldig att se till att minst 20 semesterdagar tas ut i ledighet under semesteråret. Semesteråret kan löpa under olika perioder. Om företaget följer semesterlagens regler är det från 1 …

Läs mer

Publicerat 13 september 2023

Höjd ränta på skattekontot- igen

För andra gången under 2023 höjs både kostnadsräntan och intäktsräntan på skattekontot. De nya räntorna gäller från och med den 1 augusti 2023. Den höjda räntan påverkar bland annat företag som har tillfälligt anstånd med betalning av skatter och avgifter. Räntorna på skattekontot är samma för företagare och privatpersoner.Vi har varit vana med låga kostnadsräntor, men …

Läs mer

Publicerat 13 september 2023

Fick du slutskattebeskedet i juni…

…och fick kvarskatt? Då är snart dags att betala kvarskatten – senast den 12 september ska den vara betald. Tidigare datum för slutskatten innebär också att kvarskatten ska betalas tidigare. För att få en mer korrekt debiterad preliminärskatt framöver kan man behöva en preliminär inkomstdeklaration för detta inkomstår och undvik på det sättet kvarskatten till nästa …

Läs mer

Gå till startsidan